🧾7. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
La emisión de facturas es el corazón de FACSIS. En este capítulo aprenderás a generar comprobantes válidos ante la DNIT y a gestionar su ciclo de vida.
7.1. Crear una Factura Paso a Paso
Para emitir un nuevo documento, haz clic en "Nueva Factura" y completa el proceso:
Paso 1: Identificación y Cliente
En esta parte defines quién emite, bajo qué número legal y a quién se le vende.
Fecha: Se carga automáticamente con el día de hoy.
Compañía: Selecciona tu empresa emisora de la lista.
Timbrado: Elige el timbrado activo que vas a utilizar.
Factura Nro: El sistema te asignará automáticamente el número correlativo siguiente.
Cliente: Busca un cliente registrado o utiliza la opción de "Consumidor Final".
Tipo de Operación: Selecciona según el perfil de tu cliente:
B2B: Venta a empresa.
B2C: Venta a consumidor final.
B2G: Venta a entidad gubernamental.
B2F: Venta a diplomáticos.
Paso 2: Detalles de Pago Configura las condiciones comerciales de la venta.
Condición: Elige si la venta es al Contado o al Crédito.
Moneda
Paso 3: Formas de Pago
Registra cómo vas a recibir el dinero para saldar el monto de la factura.
Botón Agregar: Haz clic para habilitar una línea de pago.
Tipo de Pago: Selecciona el método (Efectivo, Tarjeta, Transferencia, etc.).
Monto PYG: Ingresa la cantidad de dinero recibida.
Controles de Pago:
Total a pagar: Lo que debe abonar el cliente según los productos.
Total pagado: La suma de los montos que vas cargando en este paso.
Paso 4: Agregar Productos/Servicios
Añade los ítems que estás vendiendo.
Botón Agregar: Presiona para buscar y añadir productos desde tu catálogo.
Aviso de validación: Si no has cargado nada, el sistema te recordará: "No tienes ningún ítem, producto o servicio... Agrega al menos un producto para continuar".
Paso 5: Verificación y Emisión
El control final antes de enviar la factura a la DNIT.
Total del Comprobante: Verifica que el monto final coincida con tu venta.
Botón Guardar Factura: Al hacer clic, FACSIS genera el documento, crea el CDC y lo envía a la DNIT para su aprobación.
Paso 6: Ventana de Confirmación Final Al hacer clic en "Guardar Factura", el sistema desplegará una ventana emergente de verificación. Este paso es vital para asegurar que no haya errores en los montos o datos del cliente.
Título del Aviso: Si estás en ambiente de pruebas, verás el mensaje: "Confirmar Factura Pruebas - Esta factura es solo para pruebas".
Resumen del Documento:
Número de Factura: Verifica que la numeración correlativa sea la correcta (ej: 001-001-0000004).
Cliente: Confirma la Razón Social y el RUC (ej: Distribuidora del Este SA - 80011222-7).
Desglose Financiero:
Subtotal (sin IVA): El valor neto de tus productos.
IVA: El monto total de impuestos calculado.
Total Final: El monto exacto que debe coincidir con lo cobrado al cliente.
Condición: Verifica si quedó como Contado o Crédito.
7.2. Gestionar Facturas desde Reportes
Una vez generadas, todas tus facturas se listan en este módulo. Aquí podrás monitorear su estado ante la DNIT, descargar los archivos y realizar búsquedas rápidas.
Ver lista de facturas
Accede al historial completo de tus ventas donde podrás visualizar:
Estados de factura: Identificados por colores para un control rápido:
Aprobada: Comprobante válido y aceptado por la DNIT.
Rechazada: Presenta errores que deben corregirse.
Pendiente: En proceso de envío o validación.
Filtros disponibles: Herramientas para localizar documentos rápidamente:
Buscar por número: Localiza por el número de factura correlativo.
Buscar por cliente: Filtra por Nombre o RUC.
Buscar por fecha: Selecciona rangos de tiempo específicos.
Ver detalles de las facturas
Al seleccionar una factura, se despliega la información completa:
Estado DNIT: Confirmación oficial del servidor tributario.
CDC: Código de Control de 44 dígitos único para cada factura electrónica.
QR Code: Código para escaneo y verificación rápida.
KUDE: Representación gráfica del documento lista para visualizar.
Acciones sobre una factura Botones de acción inmediata para la gestión del documento:
Descargar PDF: Obtenga el archivo KUDE para su archivo personal.
Ver XML: Acceda al archivo fuente legal de la factura.
Enviar por email: Envía automáticamente el PDF y XML al correo del cliente.
Imprimir: Genera la versión para impresora física.
Anular: Opción disponible para dejar sin efecto un documento (según plazos y normativas de la DNIT).
Editar las facturas
Existen reglas específicas para la edición debido a las normativas fiscales vigentes.
¿Cuándo puedo editar?: Solo se permite la edición en facturas con estado Pendiente o Rechazada.
Limitaciones fiscales: Una factura Aprobada no puede ser editada; para corregirla, se debe emitir una Nota de Crédito.
Cómo editar factura pendiente: Seleccione la opción de edición en el listado, corrija los datos necesarios y vuelva a intentar el envío.
7.4. Estados de Factura y Sincronización
Asegúrese de que sus documentos estén siempre actualizados con la base de datos de la DNIT.
Estados posibles: Pendiente, Aprobada, Rechazada y Cancelada.
Consultar estado en la DNIT: Si una factura figura como pendiente por tiempo prolongado, use esta función para consultar el estado real al servidor oficial.
Re-sincronizar factura: Actualiza el registro local con la respuesta más reciente del SIFEN.
Solucionar errores de la DNIT: En caso de rechazo, el sistema mostrará un mensaje explicativo para que pueda corregir el dato y re-enviar el comprobante.
7.5. Exportación de Facturas
Herramienta para cierres de mes o reportes contables.
Formatos disponibles: Exportación directa a Excel.
Exportación masiva: Descarga múltiples registros en un solo archivo de forma simultánea.
Filtros de exportación: Seleccione periodos específicos o rangos personalizados para obtener solo la información requerida.
Se pueden exportar a un excel todas las facturas, o seleccionar la opción de "Ver KUDE", seleccionar la plantilla a visualizar y luego desde la misma descargar el PDF para visualizar cada factura individual
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